Ing. Raúl Barahona,
Profesional en Gestión de Proyectos, PMP®
¿CÓMO SE IDENTIFICAN LOS RIESGOS EN UN PROYECTO?
El proceso de identificar los riesgos para un proyecto se basa principalmente en conocer e inspeccionar los riesgos, entender que es un proceso continuo y la forma de identificarlo es iniciar desde lo general a lo particular, con el objeto de entender los sucesos que se pueden producir en la organización y las consecuencias que puedan tener sobre los objetivos del proyecto.
Lo tradicional es que este proceso se realiza en las etapas tempranas del proyecto, si bien en el inicio de un proyecto se debe realizar la identificación de riesgo preliminar, es en la planificación donde se realiza la gestión de riesgos, identificándolos, realizando un análisis cualitativo, cuantitativo y planificando la respuesta a los riesgos. Durante la ejecución es la etapa en la cual se implementa la respuesta a los riesgos y en el seguimiento se realiza el monitoreo de estos.
La gestión de riesgos en los contratos de construcción, consideran estos conceptos, particularmente debido a lo complejo de las etapas de formación y administración de estos.
Es en esta última etapa que se siguen monitoreando y reevaluando los riesgos asociados, ya sea por cláusulas, modalidades de contratos (suma alzada, precios unitarios, gastos reembolsables), tipos de contratos, anticipos, boletas de garantía u otros.
Riesgos Interno
- Estratégicos: Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), económicos y Financieros.
- Normativos: Reglamentos y Resoluciones.
- Sustentabilidad: Sociales y Seguridad Salud Ocupacional.
- Operacionales: Licitaciones, Procesos, Personas y Tecnológicos.
Riesgos Externos
- Estratégicos: Económicos y Financieros.
- Operacionales: Recursos, Contratistas y Fiscalizadores.
- Normativos: Legales y Compliance.
- Informes y Reportes: Reporte Físico y Financiero.
¿QUÉ PROFESIONALES DE UNA ORGANIZACIÓN PARTICIPAN?
No es la tarea de una persona. Debemos considerar que la identificación de riesgos es permanente, dinámica, desde inicio a fin del proyecto. Los riesgos deben ser conocidos por todos los interesados del proyecto.
Por tanto, entre las personas que participan en la identificación de riesgos se pueden incluir:
- El director del Proyecto.
- Los miembros del equipo del Proyecto.
- El equipo de Contratos.
- Clientes.
- Expertos en la materia.
- Externos al equipo del Proyecto.
- Usuarios finales.
- Otros directores del Proyecto.
- Interesados, además de expertos en Gestión de Riesgos.
¿RIESGOS V/S ASPECTOS CONTRACTUALES?
Es importante considerar que el riesgo en una de sus aristas es asignado mediante los documentos contractuales, para lo cual existe una variedad de tipos de contrato. Una asignación equitativa de riesgos al comienzo de este aliviaría la mayoría de los conflictos y controversias, obteniéndose como resultado menos litigios y atrasos, y posiblemente, una obra de mejor calidad.
Algunos mandantes creen que la mejor forma de controlar los riesgos consiste en trasladar este en su totalidad al contratista, lo cual es un grave error, ya que:
• Los Proponentes aumentan excesivamente el monto de la propuesta, debido a las altas contingencias que se deben considerar por los riesgos asignados.
• El Mandante al utilizar lenguaje ambiguo o cláusulas leoninas dentro de sus contratos, provocan por lo general, una controversia entre las partes. Asimismo, la jurisprudencia usualmente falla contra la parte que introdujo el lenguaje ambiguo.
• Ese tipo de estrategia contractual invita a oferentes propensos al riesgo, que esperan durante toda la ejecución del contrato, recuperar su dinero por medio de reclamos.
Para convenir las prácticas de gestión de contratos que aseguren un equilibrio en las prestaciones de las partes, es indispensable acordar previamente los riesgos de cargo de cada una. Los criterios básicos de asignación de riesgos son los siguientes:
a) debe ser asignado a la parte que mejor pueda evaluar, prevenir y controlar el riesgo y que sea capaz de soportar sus consecuencias.
b) los riesgos y sus controles deben tener responsables, que sean gerentes o jefes de áreas permanente. Si bien no es taxativo, se muestra un ejemplo resumido del listado de riesgos que generalmente deberían asumir el mandante y el contratista.
Riesgos que debería asumir el mandante
- Acceso al lugar de ejecución de los trabajos.
- Diseño defectuoso aportado por el Mandante.
- Atraso en la entrega de planos y especificaciones.
- Atraso y/o entrega con defectos de suministros aportados por el Mandante.
- Atraso en los pagos.
- Condiciones climáticas inusuales.
- Descubrimiento de restos arqueológicos.
Riesgos que debería asumir el contratista
- Errores u omisiones en la estimación de costos de la oferta.
- Disponibilidad de mano de obra, materiales y equipos.
- Prevención de riesgos, salud ocupacional y medio ambiente.
- Metodología de construcción.
- Calidad de la obra.
- Subcontratos presentados por el contratista.
- Aspectos de relaciones laborales.
¿DE QUÉ TRATA EL PROCESO DE ANALIZAR Y EVALUAR?
Posterior a la correcta identificación de riesgos, se debe diseñar una estrategia para hacer frente a los que ya fueron identificados en etapas previas.
Durante la etapa de planificación hay una evaluación cualitativa de estos, donde se ordenan en base a su magnitud, la cual resulta de multiplicar el valor estimado de cada riesgo por su probabilidad de ocurrencia. Además, hay una evaluación cuantitativa donde se estima el cumplimiento de costos y plazos, aplicando simulaciones (por ejemplo, Monte Carlo).
En base a los nuevos lineamientos indicados en la Séptima edición del PMBOK®, se ha incorporado un nuevo concepto en la gestión de riesgos, lo cual se traduce en Optimizar la respuesta a los riesgos.
Esto significa evaluar continuamente la exposición, tanto de oportunidades como de amenazas, con el fin de maximizar los impactos positivos y minimizar los impactos negativos para el proyecto y sus resultados.
Para ello se debe considerar:
- Los riesgos individuales y generales pueden afectar los proyectos.
- Los riesgos pueden ser positivos (oportunidades) o negativos (amenazas).
- Los riesgos son abordados continuamente a lo largo del proyecto.
- La actitud, el apetito y el umbral de riesgo de una organización influyen en cómo se aborda el mismo.
Las respuestas a los riesgos deberían ser:
- Adecuadas para la importancia del riesgo.
- Eficientes en costo.
- Realistas dentro del contexto del proyecto.
- Acordadas por los interesados pertinentes.
- Propiedad de una persona responsable.
¿HAY MONITOREO Y REVISIÓN?
Hemos indicado que la revisión de los riesgos es continua durante toda la ejecución del proyecto, por ello se debe dar seguimiento, avance y evolución a los riesgos identificados y los que se encuentran en la lista de supervisión, lo cual denominaremos “Monitorear”.
Asimismo, el “Controlar” estos riesgos considera el implementar los planes de respuestas a los riesgos, identificar, analizar y planificar nuevos riesgos, realizar acciones correctivas, y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos durante la vida del proyecto.
Algunas herramientas que pueden ser utilizadas durante este proceso:
- Reevaluación de Riesgos.
- Medición del Desempeño Técnico.
- Análisis de Variación y Tendencia.
- Reuniones.
Importante considerar que el responsable de riesgos será el encargado de realizar el seguimiento y control de las actividades críticas del proyecto, con el fin de ir tomando decisiones y elegir estrategias alternativas; ya sea, ejecutar un plan para contingencias o de reserva; como también, el adoptar acciones correctivas y modificar el Plan para la Dirección del Proyecto.
Este proceso dará como resultado información de desempeño que proporcionará un mecanismo para comunicar y apoyar la toma de decisiones del Proyecto.
Así mismo, para dar pronta y correcta respuesta a los riesgos, a veces es necesario implementar planes para contingencias y/o soluciones alternativas, lo cual implica modificar el plan de Gestión del Proyecto.
Este know-how fortalecerá a la empresa para los nuevos proyectos, dado que todos estos resultados permitirán conformar la experiencia de la organización, a través de las lecciones aprendidas y con ello, disminuir y controlar riesgos futuros.
Fuente: Revista ISCYC No. 92, año 23